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把文件上傳到圈子 WPS第四組件“輕辦公”詳解

時間：2013-03-25 07:51:05 作者：不思議游戲瀏覽量：1794

3月12日，金山WPS發(fā)布了全新?lián)岝r版，此次最大更新就是在WPS文字、表格、演示的基礎(chǔ)上增加了一個全新的組件——輕辦公，它是一個多人、多平臺、多文檔的協(xié)同工具。“輕辦公”的加入強(qiáng)化了WPS這款Office工具軟件的一個新的屬性——“服務(wù)”。用戶通過“輕辦公”可以直接在云端存儲文檔、建立文檔相關(guān)人員的圈子、在圈子中針對文檔內(nèi)容進(jìn)行討論、修改，形成文檔的全生命周期管理，便于存檔和查看。

WPS輕辦公

一般情況下，文檔是需要與他人交流的，用戶編輯文檔后會通過郵件、即時通訊(QQ群、討論組)等工具與團(tuán)隊(duì)伙伴或相關(guān)工作人員進(jìn)行討論，大家對文檔內(nèi)容提出意見和修訂后再通過郵件等工具反饋給發(fā)起人。這個過程中經(jīng)常出現(xiàn)反饋不及時、多人修改的文檔版本難以核對等問題，然而輕辦公所具備的文檔歷史版本管理和即時消息提醒等功能都讓多人協(xié)作的效率更高效。

據(jù)悉，“輕辦公”的概念是為配合這個新組件的推出特別想到的一個名稱，它的出發(fā)點(diǎn)就是打通PC平臺與移動平臺之間的文件，將人與人之間文檔的協(xié)作串起來。用戶可以通過輕辦公建立自己針對于某一文檔的圈子，將文件上傳或保存到圈子，將需要的人拉近圈子里，就能夠依托文件進(jìn)行評論和討論，實(shí)現(xiàn)多人對一個文件進(jìn)行修改，保證版本不會亂掉。這樣人與人之間的文檔協(xié)作就能更輕便。

舉個例子來說明輕辦公的價(jià)值，就拿大公司中常見的合同審核來說吧——A公司的張三和B公司的李四簽訂一份合同，張三首先需將合同初稿通過郵件發(fā)給A公司內(nèi)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核，雙方同事會針對合同給出不同的修改意見，張三根據(jù)意見還要進(jìn)行再次修訂再次發(fā)郵件，往復(fù)多次。即便A公司內(nèi)部審核定稿了，B公司內(nèi)部同樣還要走合同審核流程，B公司的法務(wù)同事和財(cái)務(wù)同事同樣會給李四提出很多修改意見。最終，張三和李四必須匯總本公司內(nèi)部的修改意見，同時也要逐字逐句考量對方公司的修改內(nèi)容。稍有不慎，就可能造成版本的錯亂和修改意見的遺漏。

WPS輕辦公的出現(xiàn)解決了這個協(xié)同難題。A公司的張三可以通過輕辦公建立一個圈子，將合同初稿上傳，同時將法務(wù)同事、財(cái)務(wù)同事、以及B公司的李四都拉進(jìn)來，針對合同初稿進(jìn)行評論和討論。李四也可以將B公司的法務(wù)同事和財(cái)務(wù)同事拉進(jìn)來一起討論。這樣，大家在同一版本上討論，保證了修改內(nèi)容的不遺漏，從根本上杜絕了版本錯亂，也大大提升了辦公效率。

另外，據(jù)WPS輕辦公產(chǎn)品負(fù)責(zé)人晁云曈介紹，輕辦公的催生主要基于2方面原因：第一是移動互聯(lián)網(wǎng)開始流行，越來越多介入到企業(yè)辦公環(huán)境里去。第二是管理結(jié)構(gòu)越來越扁平化，虛擬的團(tuán)隊(duì)也會越來越多。這就決定未來辦公環(huán)境需要解決兩個問題：無縫打通PC和移動設(shè)備;第二個如何以一個比較扁平、虛擬團(tuán)隊(duì)運(yùn)作形式來實(shí)現(xiàn)人與人的溝通和協(xié)作等一系列的問題。

這次發(fā)布的WPS“輕辦公”只是一個Beta版，僅支持PC個人版，主要是先讓廣大用戶了解和熟悉這樣的文檔協(xié)作模式，并收集在使用過程中存在的問題，以便對產(chǎn)品進(jìn)行完善，預(yù)計(jì)在5月份可實(shí)現(xiàn)移動、PC多平臺的全面部署，真正實(shí)現(xiàn)多人、多平臺、多文件協(xié)同辦公。